テレワークの残業時間を把握するには？勤怠管理の方法とPCログの活用

初回公開日：2020年12月18日

テレワークやハイブリッドワークの普及により、オフィス以外の場所で働く機会が増えています。こうした働き方では、従業員の勤務状況を直接確認しにくく、実際の労働時間や残業時間を把握することが難しい場合があります。

例えば、勤怠管理システムに登録された退勤時刻と、実際に業務を終えた時刻が異なっていたり、退勤の記録後も業務を続けていたりするケースです。こうした勤務状況を把握できないままでは、残業時間の適切な管理が難しくなるおそれがあります。

本記事では、テレワークにおける残業時間の把握が難しい理由や、勤怠データとPCの稼働・操作ログを活用して勤務状況を確認する方法について解説します。

１：テレワークでは実際の勤務状況を把握しにくい

テレワークでは、従業員がオフィス以外の場所で働くため、勤務状況を直接確認することが難しい場合があります。

例えば、勤怠管理システムに登録された始業時刻より前に業務を始めていたり、退勤時刻を登録した後も仕事を続けていたりするケースです。本人の申告だけでは、こうした勤務状況を把握しきれないこともあります。

実際の勤務状況と勤怠記録に差があると、残業時間を正確に把握できず、長時間労働への対応が遅れるおそれがあります。従業員の健康を守り、適切な労務管理を行うためにも、勤怠記録と実際の勤務状況を確認することが重要です。

時間外労働の上限規制と労働時間の把握

労働基準法では、時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間と定められています。ただし、臨時的な特別の事情があり、所定の要件を満たして特別条項付きの36協定を締結した場合には、一定の条件のもとで上限を超える時間外労働が認められます。

そのため、残業時間が月45時間を超えたからといって、直ちに法律違反となるわけではありません。ただし、特別条項がある場合でも時間外労働には上限が設けられています。長時間労働を防ぐためにも、勤務状況を適切に把握し、残業時間を管理することが重要です。

テレワークでも、勤怠記録だけで実際の勤務状況を十分に把握できているかを確認し、必要に応じて別の記録も活用することが大切です。

参考：厚生労働省「時間外労働の上限規制」

２：PCの稼働ログや操作ログで勤務状況を確認する

テレワーク中の勤務状況を把握する方法の一つに、PCの稼働ログや操作ログの活用があります。

PCの稼働ログでは、PCの起動や終了など、稼働状況を確認できます。一方、操作ログでは、PCでどのような操作が行われたかを確認できます。

例えば、勤怠記録上の始業時刻が9時であるにもかかわらず、PCの起動時刻が7時だった場合、始業時刻より前にPCが起動していたことがわかります。ただし、PCが起動していたことだけでは、その時間に業務を行っていたとは判断できません。

そこで、操作ログや本人への確認などを通じて、実際に業務を行っていたかどうかを確認します。勤怠記録とPCの利用状況を照らし合わせることで、申告された勤務時間と実際の状況に差がないかを確認する手がかりになります。

３：PCのログだけでは労働時間を判断できない

PCの稼働ログや操作ログは、勤務状況を確認する手がかりになります。
ただし、ログに記録された情報だけで、実際の労働時間を正確に判断できるわけではありません。

例えば、表計算ソフトやプレゼンテーションソフトを開いた記録があっても、その間ずっと業務を行っていたのか、ファイルを開いたまま別の作業をしていたのかまでは、ログだけでは判断できない場合があります。そのため、PCのログだけで労働時間を決めるのではなく、勤怠記録や本人への確認など、ほかの情報と照らし合わせて勤務状況を確認することが重要です。

では、PCの利用状況と勤怠記録を活用しながら、残業時間を適切に管理するには、どのような仕組みや運用が必要なのでしょうか。

４：残業時間の把握にはシステムと運用の両方が重要

テレワークで残業時間を適切に把握するには、PCの利用状況などの客観的な記録を活用するとともに、勤怠管理のルールを整えることが重要です。

厚生労働省の「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」では、PCの使用時間などの客観的な記録を基礎として始業・終業時刻を確認する方法や、労働者の自己申告によって労働時間を把握する方法が示されています。
また、長時間労働を防ぐための対策として、時間外労働などに関する手続きや、システムへのアクセス制限なども挙げられています。

こうした方法を参考に、勤怠記録とPCの利用状況に差がある場合は理由を確認する、残業の申請・承認ルールを明確にするなど、自社の働き方に合った管理方法を整えましょう。
詳しくは、厚生労働省の資料も参考にしてください。

参考：厚生労働省「テレワークガイドラインの改定 主な概要」

まとめ：テレワークの残業時間は記録と運用を組み合わせて把握する

テレワークでは、従業員の勤務状況を直接確認しにくいため、勤怠記録と実際の勤務状況に差が生じることがあります。

残業時間を適切に把握するには、勤怠データに加えて、PCの稼働ログや操作ログも活用し、申告された勤務時間とPCの利用状況に差がないかを確認することが重要です。また、残業の申請・承認ルールを整えるなど、システムと運用の両面から管理することも大切です。

「ISM CloudOne」の就業時間管理機能では、勤怠データとPC操作ログを照合し、勤怠データに記録がない時間帯のPC使用状況を確認できます。また、残業時間に応じたメッセージ通知や、設定に基づくPCのシャットダウンなど、残業の抑制を支援する機能も備えています。

テレワークにおける勤怠管理や残業対策について、さらに詳しく知りたい方は、こちらのセミナー動画もぜひご覧ください。

テレワークにおける勤務状況の把握や残業管理を見直す際は、就業時間管理機能の詳細もご覧ください。

詳しくはこちら
【ISM CloudOne】就業時間管理の機能について

クオリティソフト株式会社
コラム編集部

企業のIT資産管理とセキュリティを支えるパートナーとして、現場の知見に基づき、情報システム管理者の皆様に役立つ最新情報と課題解決のヒントをお届けします。