IT資産管理とは?クラウド型資産管理ツールがおすすめな理由

IT資産管理とは?クラウド型資産管理ツールがおすすめな理由

「IT資産管理は、具体的に何をすればいいんだろう…」
「そもそも、IT資産管理が必要な理由は?」
「IT資産管理ツールを導入すれば、どんな効果があるんだろう…」
と思うことはありませんか?

IT資産管理を怠ってしまうと「情報流出」などの問題に繋がり、企業の信用を落としてしまいます。しかしIT資産管理として、具体的に何をすればいいのかわからない方もいるのではないでしょうか。

また、オンプレミス型やクラウド型など種類があり、導入にあたって不安な方もいるかもしれません。

そこで今回は、IT資産管理の特徴や必要な理由だけでなく、IT資産管理ツールの種類や選び方も解説します。

IT資産管理に必要な知識を網羅して、自社の信用を守る術を身に着けたい方におすすめです。

そもそもIT資産管理とは?特徴や必要な理由

IT資産管理という言葉には沢山の意味が含まれていますが、特に以下の2つは重要です。

1. セキュリティ対策
2. ITコンプライアンスの強化

まずは、それぞれの特徴や必要な理由を知っておきましょう。1つずつ詳しく解説します。

1. セキュリティ対策

セキュリティ対策とは、「さまざまな脅威から大切な情報を守るための対策」です。

パソコンを使った操作には、以下のようにさまざまな脅威が潜んでいます。

・ネット検索で開いてしまった不正サイトから、サイバー攻撃を受けてしまった
・知らない人から来た添付ファイルを開いてしまい、ウイルスに感染してしまった

これらの脅威は、「社員が気を付けているだけでは、防ぎきれない」のが厄介な点です。

たとえば某有名サイトに近い「偽サイト」を作り、不正なプログラムが入ったファイルのダウンロードを促すような、巧みな手段も多くなっています。

偽サイトと気づかず操作してしまい、気づいたときには手遅れとなってしまうのです。

そのため、「脅威を未然に防ぐ対策」が求められています。具体的に言うと、以下の3つのセキュリティ対策が必要です。

・不正サイトの閲覧防止
・OSやソフトウェアのアップデート管理
・サイバー攻撃を受けた場合の防御策

これらの対策を、「所有しているIT資産全て」で管理する必要があります。

2. ITコンプライアンスの強化

パソコンのセキュリティ対策だけでなく、「ITコンプライアンスの強化」も目的の1つです。

ITコンプライアンスとは、「企業の信用を守る、IT関連のルール」です。現代は、以下のようなさまざまなリスクを抱えています。

・機密情報の流出
・ソフトウェアの違法コピー
・ライセンスの不正な使いまわし

「しっかり気を付けていれば、問題ないのでは…」と思った方もいるかもしれません。

しかしこれらの問題の厄介なところは、「悪意がなくても問題が起こってしまう点」です。

たとえば以下のように、「仕事の効率化」や「費用削減」を考えた結果、ITコンプライアンス違反となってしまうケースがあるのです。

・スマホをUSB充電しようとして、マルウェアに感染してしまった
・ライセンス費用を抑えるために購入した格安ソフトが違法コピーされたものだった
・パソコンを買い替える際、同じライセンスキーでソフトをインストールしてしまった

これらの問題はどれも「普段まじめで勤勉な方」でも起こりうる問題です。そのため、「未然に防ぐための対策」として、IT資産管理が必要になってきます。

では、管理の対象となる「IT資産」とは何を指すのでしょうか?

IT資産管理の管理対象

IT資産管理の管理対象は、「パソコン」だけではありません。大きく分けて、以下の2つがあります。

・ハードウェア:パソコン、タブレット、スマホ、USBメモリなど
・ソフトウェア:ハードウェア上で利用するアプリやツール

「資産管理」といっても”ハードウェアの所在”や”利用者”の管理をするだけでなく、利用している”ソフトウェア”も管理する必要があります。

例えばソフトウェアとして管理するべき項目は以下のようなものです。

・ライセンスを不正利用していないか
・不正なソフトがインストールされていないか
・最新のWindows Updateが適用されているか

ここまで、IT資産管理ツールの特徴や必要な理由、管理対象について解説しました。ただ、自社に「今」導入すべきか、判断が難しいと思った方もいるのではないでしょうか。

そんな方に向けて、「IT資産管理ツールの導入をすぐにするべき理由」について解説します。

IT資産管理ツールの導入をすぐにするべき6つの理由

IT資産管理ツールの導入がおすすめな理由は、以下の6つです。

1. IT資産を一元管理できるため、管理作業を効率化できる
2. 不正サイトのアクセスを防止できるため、サイバー攻撃を未然に防げる
3. デバイス管理ができるため、情報流出のリスクが減る
4. 禁止されているソフトのインストールを防止できるため、ウイルス感染のリスクが減る
5. Windows Updateの管理が容易になり、最新のセキュリティを常に維持できる
6. 利用していないIT資産を把握できるため、無駄な資産の購入を防げる

具体的に効率化できるポイントや、リスクを防ぐイメージを持ちたい方におすすめです!

1. IT資産を一元管理できるため、管理作業を効率化できる

IT資産を守るためには、正しいセキュリティ対策がされているか、適宜確認することが重要です。

たとえばパソコンの場合は、1台1台以下を確認しなければなりません。

・Windows Updateが最新になっているか
・セキュリティソフトが入っているか
・不正な操作を行っていないか

しかし1台ずつ確認していては、とても時間がかかってしまうもの。また一度確認すれば済む話ではなく、定期的な確認が必要です。そのため、業務効率がとても悪くなってしまいます。

この点、IT資産管理ツールでは「パソコンのWindows Update状況」や「セキュリティソフトの有無」などIT資産の状態を一元管理可能です。

管理による効果は予防だけではありません。いざ何らかの問題が起こった時に、すぐにパソコンの状態を確認できるため、管理作業が効率化できます!

2. 不正サイトのアクセスを防止できるため、サイバー攻撃を未然に防げる

不正サイトにアクセスしてしまうと、以下の問題につながる可能性があります。

・情報流出:会社の重要な情報を入力してしまった
・ウイルスに感染:不正プログラムを含むファイルをダウンロードしてしまった

そしてこれらの問題は、「不正サイト」と気づけなければ自分で対処ができません。そのため、「不正サイトのアクセスを防止する対策」が必要です。

そこでIT資産管理ツールを利用すれば、特定サイトへのアクセスを防止する「URLフィルタリング機能」が使える場合があります。不正サイトや見てほしくないサイトへのアクセスを禁止できるため、問題につながる根本原因を無くせるのです。

ただ、「どのぐらい不正サイトと気づけるんだろう……精度は高いのかな……」と思った方もいるのではないでしょうか。

この点も、IT資産管理ツールでは、不正サイトをチェックする「URLデータベース」を利用しています。精度を上げるべく、なんと数十億以上の不正なURLと比較してチェックしています。

また、逆に「特定のページ以外にはアクセスできなくしたい」というニーズがある場合には”ホワイトリスト機能”を使って、「特定ページのみアクセス可能」とすることもできます。

3. デバイス管理ができるため、情報流出するリスクが減る

社内の機密情報の流出を防ぐには、デバイス管理がとても重要です。

情報流出してしまうと競合他社に出し抜かれてしまうだけでなく、「信用失墜」につながってしまうからです。取引先のデータが流出した場合などは取り返しがつきません。

特に「スマホ」などのデータを持ち出しやすいデバイスは、注意しなければなりません。

この点、IT資産管理ツールには「デバイスを管理」する機能があります。たとえば、以下のような機能です。

・指定したパソコン以外は、外部デバイスの利用を禁止
・登録したデバイス以外の利用を禁止する
・デバイスを接続しても読み込まれないようにする

パソコンごとにデバイスの利用規制ができるため「業務上利用しない人」のデバイス利用を制御可能です。デバイスの利用規制を管理しやすい仕組みもあり、管理コスト削減にもつながります。

パソコンごとにデバイスの利用規制ができるため、「業務上利用しない人」のデバイス利用を制御できます。

また許可しているパソコンであっても、未登録のデバイスの利用を禁止できるのです。

デバイスの利用規制を管理しやすい仕組みもあり、管理コスト削減にもつながります。

4. 禁止されているソフトのインストールを防止できるため、ウイルス感染のリスクが減る

業務効率が上がるソフトであっても、脆弱性を持っているなどのリスクはあります。ただ、その脅威に気づかずインストールしてしまう場合もありますよね。

そのため既知の「リスクのあるソフト」のインストールを防止する仕組みが重要です。この点、IT資産管理ツールを使えば簡単に実現できます。

さらに、許可しているソフトで未知の脅威があった場合でも、対処できる機能もあります。それが「ふるまい検知」という、ソフトウェアが本来とは違う挙動をしたときに検知する機能です。
本来、マルウェア・ウィルスなどのセキュリティ上の脅威に対しては「すでに対処方法がわかるもの」にしか対応ができません。しかし「ふるまい検知」があれば、正常な動きとは違う動作を検知することができます。怪しい動きしたら、すぐに対応できるということです。

もし仮に対処できなかったとしても、問題をメールなどで通知することもできます。その結果「問題に気づくまでに時間がかかり、対処が遅れて重大な問題につながってしまった…」といった損失を防げるのです。

5. Windows Updateの管理が容易になり、最新のセキュリティを常に維持できる

Windows Updateでは「新しく見つかった脅威を防ぐ修正」がされることもあります。

そこでパソコンのセキュリティを最新に保つために「Windows Updateを最新化できているかの管理」が重要です。

ただ、Windows Updateの管理を、社員の人力に任せきりにするのはおすすめできません。時間がかかりますし、更新したつもりでできていなかった場合など、ヒューマンエラーのリスクが残ってしまうからです。

この点、IT資産管理ツールには、Windows Updateを管理する機能があります。アップデートされていないパソコンを一覧化したり、ツールからアップデートを促したり、自動で半強制的にアップデートをしたりできるのです。

6. 利用していないIT資産を把握できるため、無駄な資産の購入を防げる

IT資産管理という意味では「無駄な資産の購入を防ぐこと」も重要です。

購入に費用がかかってしまうのはもちろんのこと、IT資産が増えるとその分「管理が複雑になってしまうから」です。

この点、IT資産管理ツールには、IT資産を管理できる機能があります。例えば以下のものなどです。

・使用していないパソコンなどのハードウェア端末
・ソフトウェアで余っているライセンス数

事前に確認すれば、無駄な資産の購入を防げますし、ライセンス数が過剰な場合は、ソフトウェアのライセンスプラン変更をして、費用削減にも繋げられるのです。

IT資産管理ツールの導入する3つのデメリット

「IT資産管理ツールがおすすめな理由はわかったけど、導入するデメリットはないのかな…」と思った方もいるのではないでしょうか。

ここからは、以下3つに分けて「IT資産管理ツールを導入するデメリット」を解説します。

1. IT資産管理ソフト導入にコストがかかる
2. 導入済みの別ツールと、連携できない可能性がある
3. IT資産管理ソフトを運用するまで、教育コストがかかる

1つずつ詳しく解説します。

1. IT資産管理ツール導入にコストがかかる

IT資産管理ツールは、導入にコストがかかります。導入費用が足枷となり、なかなか導入に踏み切れない人もいるのではないでしょうか。

しかし、IT資産管理ツールを導入しなくても、そもそも管理に費用はかかるはずです。情報流出や不正操作を防ぐべく、社員のWindows Updateの最新化ができているか等をチェックすることはツールの導入にかかわらず必要ですよね。その際、1台1台パソコンの状態を誰かが確認しなければなりません。その分の人件費がかかってしまうということです。

IT資産管理ツールは新たに費用がかかりますが、工数削減効果が大きいため「IT資産管理にかかる工数や総合的なコスト」を考慮するのがおすすめです。

2. 導入済みの別ツールと、連携できない可能性がある

IT資産管理ツールによっては、社内で利用しているツールと連携できないケースもあります。そのため、事前に導入予定のIT資産管理ツールが連携できるか、確認が必要です。

しかし直接連携はできなくても、「連携しやすい機能」のあるIT資産管理ツールもあります。たとえばデータを、CSVファイル(メモ帳やExcelで開ける形式)で出力する機能などです。多くのツールではCSVファイルでの入力・インポートが可能なので、CSVファイルを利用して社内の別ツールにデータを登録できれば、実質連携できたも同然です。

具体的に言うと、以下のような手順で連携できます。

1. IT資産管理システムでCSVファイルを出力する
2. 連携先のシステムで利用しやすい形に、CSVファイルのデータを一部修正する
3. 連携先のシステムにCSVファイルをインポートして、データを取り込む

やや手間はかかりますが、ツールなしに比べれば運用にかかる時間は減らせます。

3. IT資産管理ツールを運用するまで、教育コストがかかる

IT資産管理ツールがいかに便利とはいえ、慣れるまでに時間はかかります。そのためIT資産管理を上手く活用するまでは、教育コストを考えなければなりません。

ただ、導入後もスムーズに運用できるような、直感的に操作できるインターフェース(画面)を強みとしたIT資産管理ツールもあります。

無料トライアル期間のあるIT資産管理ツールもあるので、実際に試してから導入するのもおすすめです。

操作性の高いIT資産管理ツールを探せば、教育コストを抑えて導入できます。

IT資産管理ツールを選ぶときの3つのポイント

ここからは、IT資産管理ツールを選ぶときのポイントについて、以下3つに分けて解説します。

1. オンプレミスではなくクラウド型を選ぶ
2. やりたいことが実現できるか、機能を確認する
3. 導入・運用費用を確認する

1つずつ詳しく解説します。

1. オンプレミスではなくクラウド型がおすすめ

まず、クラウド型がおすすめの理由について解説します。わかりやすく伝えるために、以下の流れで解説します。

・そもそもオンプレミス(自社運用)とクラウドの違い
・IT資産管理ツールにはクラウド型の方が良い理由

1つずつ詳しく解説します。

そもそもオンプレミス(自社運用)とクラウドの違い

オンプレミス(自社運用)とクラウドのそれぞれの特徴は、以下の通りです。

■オンプレミスの特徴
・物理的なサーバーを用意し、自社で環境を準備する方法
・自社で全て用意するため、運用に合わせて必要なカスタマイズを柔軟にできる
・事前に準備が必要となるため、IT資産管理ツールの導入までに時間がかかる
・サーバー機器や運用保守・更新費で費用が高くなる

■クラウドの特徴
・外部に構築された環境(クラウド環境)を利用した、IT資産管理ツールを利用する方法
・導入に必要な環境を準備する必要がないため、IT資産管理ツールをすぐに導入できる
・サーバーを直接操作できないため、カスタマイズ性がやや低い

では、具体的になぜクラウド型が良いのでしょうか。次に、クラウド型がおすすめの理由について解説します。

IT資産管理ツールにはクラウド型の方が良い理由

クラウド型がおすすめの理由は、以下の3つです。

・IT資産管理ツールを導入するための時間が、最小限ですむ
・サーバーの運用保守に悩まされる心配がなくなり、IT資産管理に注力できる
・最新のセキュリティを維持した環境が、常に利用できる

オンプレミスの場合は、サーバーなどのインフラ環境を自社で用意しなければなりません。そして、単にIT資産管理ツールが動く環境を用意すれば良いだけでなく、「不測の事態にも耐えられる環境」が必要となってしまいます。

たとえば、IT資産管理ツールを動かすサーバーを、1台用意していたとします。このとき、台風や地震など何らかの理由で電源が落ちてしまうと…使えなくなってしまいますよね。

そのため複数台のサーバーを用意しておき、どちらかが落ちてしまった場合にも対応できる仕組み(ロードバランサー)が必要となります。

しかし、これらを考慮した環境づくりは容易ではありません。またセキュリティを維持する対応も必要となり、導入・運用ともに時間とコストがかかってしまうのです。

クラウド型の環境であれば、これらを考慮した環境を「利用」できます。また運用もクラウド管理者が担当するため、利用者は意識する必要がありません。

運用保守を考慮する必要がなく、安全な環境をすぐに利用できます。そのため導入をこれから考えている方には、特におすすめです。

「でも、クラウド型は月額費用が高そう…」と思った方もいるのではないでしょうか。

しかしお金がかかるのは、オンプレミスも同様です。オンプレミスでサーバーを用意する場合は、以下のように目に見えづらい費用がかかってきます。

・複数台のサーバーの購入費用
・サーバーのメンテナンス・保守費用
・サーバーの買い替えにかかる費用(約5年間隔)
・サーバー構築・運用にかかる、エンジニアの人件費

一方クラウドであれば、これらの用意は全て外部に任せられます。費用の面で見ても、総合的にはクラウド型の方がお得な場合が多いということです。

2. やりたいことが実現できるか、機能を確認する

IT資産管理ツールは、機能や強みが製品によって異なります。

■IT資産管理ツールの強みの例
・直感的なインターフェース(画面)や、データの見やすさを重視したツール
・管理の手間や工数を極力減らすための、機能性を重視したツール
・Windows Updateにとにかく強く、セキュリティ対策に優れたツール

そのため製品の機能や強みを確認し、自社に導入した時のイメージを固めておくことが重要です。

3. 導入・運用費用を確認する

IT資産管理ツールは、製品によって導入・運用費用がさまざまです。そのため、予算内に収まるか確認しておきましょう。

「でも、製品数が多くて見極めるのが大変そう…」と思った方もいるのではないでしょうか。

そんなときは製品の無料体験期間などを利用して、機能を試してみるのがおすすめです。実際に機能を試して製品を見極め、見積り依頼するとスムーズです。

IT資産管理ツールを導入して、管理コストを減らしてセキュリティを維持しよう!

今回は、IT資産管理の特徴や必要な理由だけでなく、IT資産管理ツールの種類や選び方も解説しました。最後に、今回の内容をまとめます。

・IT資産管理は、「セキュリティ対策」「コンプライアンス強化」の2つの目的がある
・「ハードウェア」だけでなく、「ソフトウェア」も管理が必要
・IT資産管理ツールは脅威を未然に防げるのはもちろん、管理コストも削減できる
・IT資産管理ツールを導入するときは、導入しやすい「クラウド型」がおすすめ!

IT資産管理は、企業を守る盾です。安心して業務を遂行するための、ライフラインといっても過言ではありません。

そしてIT資産管理ツールは、常にセキュリティを維持するための強力な武器にもなります。

これから初めてIT資産管理ツールを導入するなら、『ISM CloudOne』がおすすめです。ISM CloudOneには、以下のように導入・管理がしやすい機能が、たくさんあります。

・クラウド型の資産管理ツールで、導入までがとても速い
・クラウド型資産管理サービス市場で、5年連続1位を達成している
・直感的に操作できるダッシュボードがあり、複雑な操作が不要
・Windows Updateの状況管理が、一覧画面から簡単にできる
・サイバー攻撃で狙われやすい「パソコンの脆弱性」を自動で診断できる
・国内シェアNo.1のURLデータベースを利用しており、不正サクセスの精度が高い
・未知の脅威を見つける「ふるまい検知」があり、いち早く問題を察知できる

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