IT資産管理とは?クラウド型資産管理ツールがおすすめな6つの理由

IT資産管理とは?クラウド型資産管理ツールがおすすめな理由

「IT資産管理」と聞いて、どんな効果が期待できると思いますか?
IT資産管理は、「セキュリティ対策」や「ITコンプライアンスの強化」といった面でなくてはならない手段と言えます。

近年急増した在宅勤務時の端末管理や情報漏洩対策のほか、担当変更やリプレイス検討に伴う現状の見直し等、IT資産管理について考える理由は多岐にわたるかと思います。

そこで今回は、IT資産管理の特徴や必要な理由だけでなく、IT資産管理ツールの種類や選び方も解説します。
今まさにExcel等の台帳管理で工数がかかっている方、ツールは導入されているが使いこさせていないという方必見です。

そもそもIT資産管理とは?

主に「セキュリティ対策」と「ITコンプライアンスの強化」を目的とし、企業内のハードウェアやソフトウェアなどのIT資産を管理することです。

セキュリティ対策では、「脅威を未然に防ぐ対策」が求められます。具体的に言うと、以下の3つのセキュリティ対策が必要となります。

・不正サイトの閲覧防止
・OSやソフトウェアのアップデート管理
・サイバー攻撃を受けた場合の防御策

これらの対策を、「所有しているIT資産全て」で管理する必要があります。

また、ITコンプライアンスとは、「企業の信用を守る、IT関連のルール」です。現代は、以下のようなさまざまなリスクを抱えています。

・機密情報の流出
・ソフトウェアの違法コピー
・デバイスの紛失による情報漏洩

これらは、各人がしっかり気を付けていたとしても、悪意がなくても問題が起こりうる可能性があります。そのため、「未然に防ぐための対策」として、IT資産管理が必要になってきます。

では、管理の対象となる「IT資産」とは何を指すのでしょうか?

IT資産管理の管理対象

IT資産の管理対象は、「パソコン」だけではなく、大きく分けると以下の2つがあります。
・ハードウェア:パソコン、タブレット、スマホ、USBメモリなど
・ソフトウェア:ハードウェア上で利用するアプリやツール

「資産管理」といっても”ハードウェアの所在”や”利用者”の管理をするだけでなく、利用している”ソフトウェア”も管理する必要があります。

例えばソフトウェアとして管理するべき項目は以下のようなものです。

・ライセンスを不正利用していないか
・不正なソフトがインストールされていないか
・最新のWindows Updateが適用されているか

ここまで、IT資産管理が必要な理由や、管理対象について解説しました。これらをすべて行おうとすると管理台数が多くなるほど手動管理では難しいですし、特に昨今テレワークの増加により遠隔にある端末も同様に管理しなければなりません。このような場合は、やはり一元管理できるIT資産管理ツールの導入をおすすめいたします。ただ、自社に「今」導入すべきか、判断が難しいと思った方もいるのではないでしょうか。

そんな方に向けて、「IT資産管理ツールの導入をすぐにするべき理由」について解説します。

 

IT資産管理ツールの導入をすぐにするべき6つの理由

 

1. IT資産を一元管理できるため、管理作業を効率化できる

IT資産を守るためには、正しいセキュリティ対策がされているか、適宜確認することが重要です。

たとえばパソコンの場合は、1台1台以下のような確認が必要です。

・Windows Updateが最新になっているか
・セキュリティソフトが入っているか
・不正な操作を行っていないか

しかし1台ずつの確認は時間を要しますし、一度の確認だけではなく定期的な確認が必要となり、業務効率がとても悪くなってしまいます。

この点、IT資産管理ツールでは「パソコンのWindows Update状況」や「セキュリティソフトの有無」などIT資産の状態を一元管理可能です。
管理による効果は予防だけではありません。いざ何らかの問題が起こった時に、すぐにパソコンの状態を確認できるため、管理作業が効率化できます!

2.内部不正の抑止や万一起こってしまった情報漏流出時の原因特定に有効的

例えば、以下のようなことを懸念されている企業も多いのではないでしょうか。
・退職者が機密情報や個人情報を持ち出していないか不安
・個人情報を添付したメールを誤送付してしまった
・社員が無断で個人情報や機密情報をクラウドストレージ等にアップロードしていないか
このようなリスクに対して有効的なのが「パソコンの操作ログ情報」を取得することです。
パソコンの操作ログ取得機能では、ツールにより種類は異なりますが、ファイル操作やメール送信、またWEBアクセスと言ったパソコンの操作情報を取得できます。そのため、万が一インシデントが起こってしまった場合の原因特定に有効的です。
また、操作ログを取得していることを周知するだけでも、社員の不正行為への抑止にも繋がります。
また、違反行為を予めツール上で設定しておくと、違反操作が起こった場合は管理者にアラート通知を行うといった機能も備えていると即座に対処が可能です。

特にクラウド型のIT資産管理ツールであれば、店舗や拠点、またテレワークなど、遠隔地にある端末に対しても、同様に操作ログを取得することができるため、より一層社内全体のセキュリティを強化します。

3. デバイス管理ができるため、情報流出するリスクが減る

社内の機密情報の流出を防ぐには、デバイス管理がとても重要です。
情報流出してしまうと競合他社に出し抜かれてしまうだけでなく、「信用失墜」につながってしまうからです。取引先のデータが流出した場合などは取り返しがつきません。

特に「スマホ」などのデータを持ち出しやすいデバイスは、注意しなければなりません。

この点、IT資産管理ツールには「デバイスを管理」する機能があります。たとえば、以下のような機能です。

・指定したパソコン以外は、外部デバイスの利用を禁止
・登録したデバイス以外の利用を禁止する
・許可していないデバイスを接続しても読み込まれないようにする

パソコンごとにデバイスの利用規制ができるため「業務上利用しない人」のデバイス利用を制御可能です。また許可しているパソコンであっても、未登録のデバイスの利用を禁止できます。
デバイスの利用規制を管理しやすい仕組みもあり、管理コスト削減にもつながります。

4. 禁止されているソフトのインストールを防止できるため、ウイルス感染のリスクが減る

業務効率が上がるソフトであっても、脆弱性を持っているなどのリスクはあります。ただ、その脅威に気づかずインストールしてしまう場合もありますよね。
そのため既知の「リスクのあるソフト」のインストールを防止する仕組みが重要です。この点、IT資産管理ツールを使えば簡単に実現できます。

さらに、許可しているソフトで未知の脅威があった場合でも、対処できる機能もあります。それが「ふるまい検知」という、ソフトウェアが本来とは違う挙動をしたときに検知する機能です。

ふるまい検知の詳しい説明は、以下の記事をご覧ください。
https://ismcloudone.com/column/?p=561

もし仮に対処できなかったとしても、問題をメールなどで通知することもできます。その結果「問題に気づくまでに時間がかかり、対処が遅れて重大な問題につながってしまった…」といった損失を防げるのです。

5. Windows Updateの管理が容易になり、最新のセキュリティを常に維持できる

Windows Updateでは「新しく見つかった脅威を防ぐ修正」がされることもあります。
そこでパソコンのセキュリティを最新に保つために「Windows Updateを最新化できているかの管理」が重要です。

ただ、Windows Updateの管理を、社員の人力に任せきりにするのはおすすめできません。時間がかかりますし、更新したつもりでできていなかった場合など、ヒューマンエラーのリスクが残ってしまうからです。

この点、IT資産管理ツールには、Windows Updateを管理する機能があります。アップデートされていないパソコンを一覧化したり、ツールからアップデートを促したり、自動で半強制的にアップデートをしたりできるのです。

6. 利用していないIT資産を把握できるため、無駄な資産の購入を防げる

IT資産管理という意味では「無駄な資産の購入を防ぐこと」も重要です。
購入に費用がかかってしまうのはもちろんのこと、IT資産が増えるとその分「管理が複雑になってしまうから」です。

この点、IT資産管理ツールには、IT資産を管理できる機能があります。例えば以下のものなどです。

・使用していないパソコンなどのハードウェア端末
・ソフトウェアで余っているライセンス数

事前に確認すれば、無駄な資産の購入を防げますし、ライセンス数が過剰な場合は、ソフトウェアのライセンスプラン変更をして、費用削減にも繋げられるのです。

 

IT資産管理ツールを選ぶときの3つのポイント

ここからは、IT資産管理ツールを選ぶときのポイントについて、以下3つに分けて解説します。

1. オンプレミスではなくクラウド型がおすすめ

そもそものオンプレミス(自社運用)とクラウドの違いについては、以下の記事をご覧下さい。
https://ismcloudone.com/column/?p=307
IT資産管理ツールにはクラウド型がおすすめの理由は、以下の3つです。

・IT資産管理ツールを導入するための時間が、最小限ですむ
・サーバーの運用保守に悩まされる心配がなくなり、IT資産管理に注力できる
・最新のセキュリティを維持した環境が、常に利用できる
・持ち出し端末など社内ネットワークにつながらない端末の管理ができる。

オンプレミスの場合は、サーバーなどのインフラ環境を自社で用意しなければならず、単にIT資産管理ツールが動く環境を用意すれば良いだけでなく、不測の事態に備え、複数台のサーバーを用意しておき、どちらかが落ちてしまった場合にも対応できる仕組み(ロードバランサー)が必要となります。

また、昨今コロナ禍により在宅勤務が普及し、テレワークで感じたオンプレミス製品の限界を感じた企業も少なくありません。

詳しくは以下の記事をご覧ください。
https://ismcloudone.com/kadaikaiketsu/case012/

これらを考慮した環境づくりは容易ではなく、セキュリティを維持する対応も必要となり、導入・運用ともに時間とコストがかかってしまうのです。

オンプレミスでサーバーを用意する場合は、以下のように目に見えづらい費用がかかってきます。

・複数台のサーバーの購入費用
・サーバーのメンテナンス・保守費用
・サーバーの買い替えにかかる費用(約5年間隔)
・サーバー構築・運用にかかる、エンジニアの人件費

一方クラウドであれば、これらの用意は全て外部に任せられます。費用の面で見ても、総合的にはクラウド型の方がお得な場合が多いということです。

2. やりたいことが実現できるか、機能を確認する

■IT資産管理ツールの強みの例
・直感的なインターフェース(画面)や、データの見やすさを重視したツール
・管理の手間や工数を極力減らすための、機能性を重視したツール
・Windows Updateにとにかく強く、セキュリティ対策に優れたツール

そのため製品の機能や強みを確認し、自社に導入した時のイメージを固めておくことが重要です。

3. 導入・運用費用を確認する

IT資産管理ツールは、製品によって導入・運用費用がさまざまです。そのため、予算内に収まるか確認しておきましょう。
「でも、製品数が多くて見極めるのが大変そう…」と思った方もいるのではないでしょうか。

そんなときは製品の無料体験期間などを利用して、機能を試してみるのがおすすめです。実際に機能を試して製品を見極め、見積り依頼するとスムーズです。

まとめ

今回は、IT資産管理の特徴や必要な理由だけでなく、IT資産管理ツールの種類や選び方も解説しました。
最後に、今回の内容をまとめます。
・IT資産管理は、「セキュリティ対策」「コンプライアンス強化」の2つの目的がある
・「ハードウェア」だけでなく、「ソフトウェア」も管理が必要
・IT資産管理ツールは脅威を未然に防げるのはもちろん、管理コストも削減できる
・IT資産管理ツールを導入するときは、導入しやすい「クラウド型」がおすすめ!

IT資産管理は、企業を守る盾です。安心して業務を遂行するための、ライフラインといっても過言ではありません。
そしてIT資産管理ツールは、常にセキュリティを維持するための強力な武器にもなります。

中には管理の重要性については理解していても、コストや手間を考えると管理ツールの優先順位は高くないという企業様も多いかと思います。
ですが、私たちの働き方やITを取り巻く環境が日々目まぐるしく変化し、社内のPCだけではなく、テレワーク端末や持ち出し端末なども増えており、管理が複雑になってきています。IT資産管理の重要性や必要性は日々増していると言えるでしょう。
ぜひお役立ち資料をご確認ください。