IT資産管理の賢い選び方とは？クラウドで社内PCなどを管理

はじめに

近年、企業のIT環境は急速に進化しており、社内PCなどのIT資産の管理はますます重要となっています。クラウドを活用したIT資産管理ツールは、効率的で柔軟な管理が可能であり、企業の生産性向上に寄与します。本記事では、IT資産管理ツールの選び方とその活用ポイントについて詳しく解説します。

IT資産とは？ 社内PCなどの分類

IT資産は企業が業務を遂行するために必要な機器やソフトウェア、データなど、情報技術を活用するための資源を指します。これらの資産は種類によって異なる管理が求められます。以下では、主にハードウェアとソフトウェアに焦点を当て、それぞれの分類について詳しく説明します。

ハードウェア

ハードウェアは物理的な機器や装置を指します。企業内で一般的に管理されるハードウェアには、以下のようなものがあります。

• PC（パソコン）
• サーバー
• ネットワーク機器
  ルーターやスイッチなど、ネットワークの構築や通信を管理する機器。
• プリンター・スキャナー

ソフトウェア

ソフトウェアは、コンピューターシステムが動作するためのプログラムやアプリケーションを指します。企業が利用するソフトウェアには以下のようなものがあります。

• オペレーティングシステム（OS）:
  Windows、macOS、Linuxなどの基本的な動作システム。
  個々のコンピューターやサーバーが正常に機能するために必要。
• ビジネスアプリケーション:
  ワードプロセッサーやスプレッドシート、会計ソフトウェアなど、業務をサポートするためのアプリケーション。
  ライセンスの管理や最新のバージョンへのアップデートが必要。
• セキュリティソフトウェア:
  ウイルス対策、ファイアウォール、侵入検知など、セキュリティを強化するためのソフトウェア。
  定期的な定義ファイルの更新やセキュリティポリシーの設定が必須。
• データベース管理システム（DBMS）:
  データの格納や検索を管理するためのシステム。
  重要な企業データを安全に保管し、適切なバックアップを行うことが求められる。

これらのハードウェアとソフトウェアは、企業のIT資産を構成する重要な要素であり、適切な管理が業務の円滑な運用やセキュリティの確保に不可欠です。

IT資産の管理が必要な理由

IT資産の適切な管理は、企業の持続可能性や効率性を確保する上で極めて重要ですIT資産管理が必要な理由について詳しく説明します。

セキュリティの確保

IT資産には企業の機密情報や顧客データなど重要な情報が含まれています。適切なセキュリティ対策がないと、企業の機密情報漏えいやサイバー攻撃にさらされる危険性が高まります。セキュリティポリシーの実施や脆弱性の管理など、適切なIT資産管理をおこなうことで、企業情報の漏えいや不正アクセスを防ぐことができます。

ライセンスコンプライアンスの遵守

ソフトウェアやアプリケーションの使用にはライセンスが必要であり、これらのライセンスを守ることは法的要件です。IT資産管理は、ライセンスのトラッキングや期限の管理を行い、コンプライアンスの確保を支援します。ライセンス違反には法的な制裁や罰金が課せられる可能性があるため、注意が必要です。

適切なメンテナンスとアップデート

ハードウェアやソフトウェアは定期的なメンテナンスが必要です。これには、システムのパフォーマンス向上やセキュリティ強化のためのパッチ適用、ハードウェアの故障対応などが含まれます。IT資産の管理を行うことで、定期的なメンテナンススケジュールの策定やアップデートの実施が容易になり、システムの安定性と信頼性を確保できます。

業務効率の向上

IT資産の適切な管理は、業務プロセスの効率向上にも寄与します。リアルタイムで資産状況を把握し、トラブルに迅速に対応できることで、業務の中断を最小限に抑え、生産性を向上させることができます。
これらの理由から、IT資産の管理は企業経営において欠かせない要素となり、戦略的に取り組むことが求められています。

エクセル台帳でPC管理をおこなう際の注意点

一部の企業では、IT資産管理をエクセル台帳で行っているケースもあります。しかし、この方法は手間がかかり、人為的なミスが発生しやすいなど、いくつかの注意点が存在します。以下に、エクセル台帳でPC管理を行う際の注意点を詳しく説明します。

手動入力の誤りとヒューマンエラー

エクセル台帳では、情報の入力や更新が手動で行われるため、ヒューマンエラーが発生しやすいです。誤った情報や漏れが発生すると、資産の実態とズレが生じ、正確な資産管理が難しくなります。

リアルタイムの情報更新の難しさ

エクセルは手動入力が主体であり、リアルタイムでの情報更新が難しいです。特に急な変更やトラブル発生時には、最新の情報が反映されない可能性があり、迅速な対応が難しいという問題が生じます。

複雑な関連性の把握の難しさ

IT資産は相互に関連し合うことが多く、エクセルでは複雑な関連性を把握しにくいです。例えば、特定のソフトウェアが動作するためには特定のハードウェアやOSのバージョンが必要な場合、これらの関連性を正確に把握するのは難しいです。

セキュリティリスクの増加

エクセルファイルはファイル単位でのセキュリティが難しく、機密情報や個人情報が含まれる場合、不正アクセスや情報漏えいのリスクが高まります。

これらの注意点からも分かるように、大規模で複雑なIT資産の管理にはエクセル台帳では限界があり、適していないと言えるでしょう。IT資産管理を適切に、そして楽におこなう為には、管理ツールの導入をおすすめします。

資産管理ツールを導入するメリット

資産管理ツールを導入することで得られるメリットは多岐にわたります。
まず、リアルタイムでのIT資産状況の把握が可能となり、迅速な問題解決が行えます。また、ライセンス管理が自動化され、遵守リスクが低減します。
これにより、法的トラブルやコンプライアンスの違反を防ぐことができます。さらに、適切なメンテナンススケジュールの立案や予算の最適化が可能になり、コスト削減にも繋がります。

リアルタイムな資産状況の把握

リアルタイムでIT資産の状態や配置を把握することができます。これにより、各資産の利用状況や故障、トラブルの早期発見が可能となり、迅速な対応が行えます。業務の中断を最小限に抑え、生産性を向上させます。

ライセンス管理の自動化

ソフトウェアライセンスの状況を自動的に追跡し、管理します。これにより、ライセンスの有効期限や更新状況を把握でき、遵守リスクを低減します。

メンテナンススケジュールの最適化

資産管理ツールは、ハードウェアのメンテナンススケジュールを最適化するための情報を提供します。これにより、業務中のアップデートを避けることができ、業務の効率化やダウンタイムの削減に繋がります。

効率的な資産利用と再配置

資産管理ツールは資産の利用状況を把握し、必要な場所や部署に最適に再配置する手助けをします。これにより、余剰な資産の発生を防ぎ、リソースを最適に活用できます。

IT資産管理ツールの選び方

IT資産管理ツールにはオンプレミス型とクラウド型の2つの導入パターンが存在します。今までは多くの企業がオンプレミス型のIT資産管理ツールを導入していましたが、コロナ渦でテレワークなど働き方の変化により、近年ではクラウド型のIT資産管理ツールが主流になってきました。
IT資産管理ツールの選び方として、ツールが対応している資産の種類や管理機能が企業のニーズに適しているかを確認することが重要です。また、使いやすさや導入コスト、カスタマーサポートの質なども考慮材料となります。他の企業での導入事例や評判も参考にし、最適なツールを選定することが大切です。

オンプレミス型IT資産管理ツールの特徴とメリット

特徴:
ツールやデータは企業内のサーバーやネットワークに配置され、自社で管理される。

メリット:
カスタマイズ性が高く、特定の要件に合わせて調整が可能。
セキュリティ上の疑念がある企業にとっては、データを自社内で管理できるため安心感がある。

デメリット:
サーバーの用意が必要なため導入コストが高く、ハードウェアやソフトウェアなどの端末のメンテナンスが必要。
アップデートや拡張を自社のタイミングでおこなわなくてはいけない為手間がかかる。

クラウド型IT管理ツールの特徴とメリット

特徴:
インターネットを通じて提供され、外部のデータセンターでツールやデータが管理される。
スケーラビリティが高く、サーバーの用意が必要ないため導入が迅速に行える。

メリット:
導入コストが低く、定期的なアップデートやメンテナンスを自社でおこなう必要がない。
どこからでもアクセス可能であり、柔軟なワークスタイルに適している。

デメリット:
カスタマイズ性がオンプレミス型に比べて制約されることがある。

企業はますますデジタル化が進み、広範なIT資産を適切に管理する必要が生じています。オンプレミス型のIT資産管理ツールは、セキュリティやカスタマイズ性が高いという利点がありますが、導入コストやメンテナンスの負担が大きな課題となります。一方で、クラウド型は柔軟性やスケーラビリティが高く、初期投資が低いため、多くの企業がこれを採用しています。どちらを選択するかは企業のニーズやセキュリティポリシーによりますが、クラウド型の利点が注目されています。

クラウド型IT資産管理サービスISM CloudOneの機能紹介

クラウドサービスであること

ISM CloudOneは、クラウドサービスとして提供され、VPNを必要とせずにインターネット接続のみで、オフィスだけでなく、在宅勤務や支店、店舗、海外拠点など、あらゆる環境下に存在する端末を効果的に管理できます。インターネット経由のリモートコントロール機能を利用することで、管理者はどこからでもヘルプデスク対応が可能であり、テレワーク中でも手軽に運用管理を行うことができます。

端末の「問題」がひと目でわかる

ISM CloudOneの管理画面では、セキュリティの状態がグラフで分かりやすく表示されます。改善が必要な端末の状態が一目瞭然なので、どなたでも簡単に運用することが可能です。また、問題のある端末やポリシー違反が行われた端末はアラートパネルで一覧表示され、迅速な対処が可能です。

テレワークにも有効、環境に依存しない情報セキュリティ対策機能

ISM CloudOneは、テレワークにも有効な情報セキュリティ対策機能を提供しています。端末の脆弱性を自動で可視化する脆弱性診断はもちろん、操作ログ、外部デバイス制御、BitLocker管理、URLフィルタリング、ふるまい検知など、情報漏洩対策に欠かせないセキュリティ機能をクラウドから提供します。在宅勤務や支店、店舗、海外拠点などで利用しているPCも、オフィスにある端末同様に安全なセキュリティ対策を維持します。

テレワーク社員の勤務状況を可視化

ISM CloudOneは、テレワークで利用しているPCの利用履歴と勤怠管理ツールの就業時間を連携させ、勤務状況を可視化します。PCの稼働状況や各種操作などのログ取得により、テレワーク時に社員の活動状況を確認できます。これにより、企業のセキュリティ向上とテレワーク社員の勤務管理が効果的に行えます。
ISM CloudOneの機能は、従来の手動での管理やエクセル台帳に比べてはるかに効率的であり、これらの特長を活かして企業のセキュリティを向上させ、柔軟な働き方に対応するための効果的なツールとなっています。

まとめ

クラウド型IT資産管理ツールは、現代の企業において不可欠なツールとなっています。適切なツールの選定と導入により、IT資産の効率的かつ効果的な管理が可能となります。企業は自身のニーズに合わせて、オンプレミス型とクラウド型の特徴を比較検討し、最適なツールを導入することで、セキュリティの向上や生産性の向上につながるでしょう。IT資産の管理は単なる業務の一環ではなく、企業の競争力向上にも直結する重要な要素であることを忘れずに取り組むことが求められます。