ライセンス管理の基礎!管理における3つのポイントとは?

ライセンス管理をシステム化!ソフトウェアをツールで一括管理する理由とは

ソフトウェアはライセンスの貸し借りや複製が簡単にできてしまうため、ソフトウェア販売企業は定めた範囲内で使用することを使用許諾契約書で購入者と取り交わした上で販売します。

ライセンス管理とは、ソフトウェアがその使用許諾契約書通りに使用されているかを管理することです。

ライセンス管理はPCなどのハードウェアと違い現物を目で確認できないため、どうしても手間はかかりますが、とても重要なものです。

従業員がライセンスを不正使用していた場合、賠償や刑事罰だけでなく、社会的な信用を失いかねず、企業存続にかかわるリスクを伴います。

 

不正使用の4パターン

社内で起こりやすいライセンス不正使用のパターンを4つご紹介します。

カジュアルコピー

違法であることを意識しないまま行ってしまっているソフトウェアなどの著作物のコピー行為です。

罪の意識なく「違法であることを知らなかった」という理由で許される行為ではありません。

 

ライセンスの貸し借り

ログインとパスワードさえ知っていれば使用できてしまうソフトウェアを他のPCで使用してしまう行為です。

「ちょっとだけ貸してください。」が違法行為になっているケースも少なくありません。

 

ライセンス数を超えた使用

使用許諾契約で定めたライセンス数を超えてソフトウェアが社内で使用されている場合、これも不正使用となります。

 

違法ダウンロードや海賊版ソフトウェアの使用

インターネットを通じて不正にダウンロードしたり、不正コピーのソフトウェアを購入したりして使用する行為です。

正規品でないものはウイルスが仕掛けられている可能性もあるため、セキュリティ上でもリスクになります。

 

ここでライセンス管理を怠ったことで起こった事例を紹介します。

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『ある化粧品販売会社A社のWEBチームはデザインソフトや素材集、有料フォントデータ、officeなど複数のソフトウェアを使用しサイトの更新を行っています。

チーム結成当初はライセンスをきちんと購入し、使用許諾を守りながらソフトウェアを使用していました。

会社の売上が増加し、WEBチーム人員強化を行いました。社員・派遣社員・パート・アルバイトなどを含めたメンバーの人数は5倍にもなり人の入れ替わりもかなりありました。

それとともに使用するソフトウェアの種類や必要なライセンス数も増えていきましたが、

忙しさに紛れライセンスの追加購入を怠ってしまいました。

ライセンス貸し借りやアカウントの共有、複数のPCでのソフトウェアインストールが度々繰り返され、新人として入社してきた社員も罪の意識なくカジュアルコピーをしていたのです。

ある日、ソフトウェアの開発元から不正使用の可能性があるとの指摘を受け、その時点でライセンス管理を行いました。

その結果ほとんどのPCでライセンスの不正使用が発覚し、本来のライセンス料の何倍もの賠償金を支払うことになったのでした。』

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この様に罪の意識があまりないまま、ライセンスの不正使用が当たり前になっているケースは少なくありません。

不正使用の多くは目に見えないところで行われます。その為、いつの間にかライセンスの不正使用が違法という認識が薄れ、気がついた時には既に問題が大きくなっている場合があります。

 

ライセンス管理方法における3つのポイント

事例の様な状態を起こさないためには正確なライセンス管理が大切です。
ポイントは「調査対象の把握」と「調査するタイミング」と「ライセンス最適化」です。

 

正確な調査対象の把握

ライセンス管理はソフトウェアが正しく紐付けされて使用されているかを正確に把握することが目的です。そのために調査対象を特定することが第一歩となります。

調査対象の項目は下記の様なものがあります。

●ソフトウェアが使用されているIT機器

社内で使用されているデバイスの調査です。PCやスマートフォンなどのデバイスがどの従業員に割り当てられているかを把握します。

・ソフトウェアの内容、ソフトウェアの種類
・インストーラーを使用するもの
・画像やフォント等のファイルをPC内で使用可能にするもの
・EXEなどの実行形式ファイル
・CD-ROMを使ってインストールするもの

等、確認するものは多岐に渡ります。

ライセンス管理担当者が把握していないソフトウェアがある可能性も含め、従業員へのヒアリングも必要です。

 

●ライセンス使用許諾の確認

ライセンスの使用許諾の内容確認はソフトウェアの調査と同様とても手間がかかります。使用権の条件が同じソフトウェア販売会社の同じ製品であっても、バージョン、アップグレード、セカンドライセンスの使用方法、使用者、使用端末、使用期限などの取り決めがそれぞれで違うからです。

 

調査するタイミング

ライセンスの調査は、ライセンスとソフトウェアの紐付けが新たに発生する、もしくはライセンス権が移動する、ライセンスの有効期限が切れるタイミングで行われるべきです。

新しい従業員がソフトウェアを使い始める時やソフトウェアの導入が決まった時には、ライセンス管理が必要になります。またPC機器の買い替えや廃棄時にはライセンス権の移行作業をしなければなりません。そしてライセンスに有効期限があるものは、そのタイミングで更新されたのかを知る必要があります。

 

正しいライセンス最適化

ライセンス管理を行った結果、事例の様に不正使用がみつかれば、正しく使用されているライセンスと不正使用されているライセンスの差分を特定し報告、不足分に関してはライセンスの購入をしなくてはなりません。

また反対にソフトウェアが使用されていないにも関わらずライセンス料を支払い続けていることが判明することもあると思います。これに対してはコスト最適化を促す必要があります。

 

複雑化したライセンス管理はツールでシステム化を

ライセンス管理担当者の多くは、エクセルなどの表計算ソフトで情報を台帳へ記入し整理しているようです。

しかしライセンス管理は前述の通り、ソフトウェアの使用状況の確認に非常に手間がかかる上にそれぞれの使用許諾の条件が異なります。

さらに人の入れ替わりやデバイスの交換などでライセンスの保有状況も都度変わり、ライセンス管理担当者が管理の重要性を理解していたとしても調査するのが困難なケースが少なくありません。

 

「ISM CloudOne」は

・ライセンスの過不足状況の把握

・違法なライセンス使用状況の把握

・国内、海外など多拠点のデバイス把握

などのソフトウェアライセンス管理をダッシュボード上から行うことが可能です。正確な管理を行えるだけでなく、管理担当者の業務負荷軽減につながります。

 

複雑化されたライセンス状況を把握し、様々な場所に散らばったソフトウェアを
「ISM CloudOne」で効率的に一括管理してはいかがでしょうか。