有資格者が4桁を超える様な大手事務所とは違い、地元に根付く活動を続けていたS社。多くのクライアントから信頼を得て業績も好調でした。常にクライアントを複数持ち、日々忙しく働いているマネージャー陣を見習うかの様に一般社員もほぼ全ての社員が長時間勤務という状態になっていました。

そんな中、今年の春は新型コロナウイルスの蔓延によりクライアント先への訪問や出社の制限がかかり、対面であれば簡単にすむようなことも電話やメールといった手段では準備等々に時間が取られ、更に労働時間は長くなってしまっていました。

会計士や税理士は自席で行う業務も数多くありますが、客先へ出向き打ち合わせすることも多々あり、確認や承認を取らなければ次に進めないこともあります。そういう状況下での4月の緊急事態宣言は事務所にとっても社員にとっても死活問題でした。

＜企業＞
業種：公認会計事務所・税理士事務所
従業員数：80名前後
情報システム部門：専任かつ一人情シス

緊急事態宣言下では会社として社員に告知したのは、出社もクライアント先への訪問も禁止はせず本人の意志を尊重するというスタンスでした。元々自立している社員が多かった同社では在宅勤務になろうと出社しようと業務効率にあまり変化はないだろうというのが管理者側の考えでした。

しかし、問題が起きます。それは【長時間労働】でした。真面目な社員達だけに出退勤のない在宅勤務では早朝から深夜まで仕事をしてしまう状況になり、社員がどんどん疲弊してしまったのです。経営陣からは、残業時間は法廷内である40時間以内に抑えるようにという通達が全社員に向けて出されますが、退勤したことにして実際は業務を行っているサービス残業状態に・・・。これでは逆に法的にも問題が出てくるだけでなく、一生懸命に働いていた社員達のモチベーションを落としてしまう結果になってしまいました。

＜課題＞

• 過度な長時間労働・時間外労働をなくしたい
• 在宅勤務中の業務を把握したい
• 出退勤を集中管理したい

情報システム部門に経営層から「勤怠管理と業務管理ができるようにして欲しい」という要望が入ります。在宅勤務中は、タイムカードの打刻を必要としないとしていたルールを改め、業務を始める直前と終了した直後に打刻ができる仕組みを取り入れました。

社員は社内にいる場合だけでなく自宅やクライアント先に直行直帰する場合もあるため勤怠管理システムはクラウド型を導入しました。その上で、新しく導入した勤怠管理システムと連携できる業務管理ツールを探し始めます。業務管理ができるというツールは多々あるものの、日報を自己申告させる様な一手間をかけなければいけないツールばかりでした。せっかく入れた勤怠管理ツールを変更して一つのツールで勤怠と業務の両方が管理できるものに変更しなくてはいけないか…と考えていたときに何気なく「勤怠管理　クラウド」でインターネット検索をしていた時に見つけたのが【クラウド型のIT資産管理ツール】でした。

IT資産管理ツールはPCのログ取得や電源のON/OFFの可視化など多くの機能があり、社員の手を煩わせることなく業務管理ができることがわかったのです。 加えてその製品は勤怠管理システムとログを連携させる事により、業務時間外労働の把握もできる事がわかりました。また、2019年4月1日から働き方改革関連法案で施行されている「時間外労働の上限規制」や「勤務間インターバル制度」の推進などにも対応し勤怠管理ダッシュボードや残業抑止のアラートのコントロールなどができる事がわかりました。

経営層の要望を充分に応えることができる製品だと感じ、導入することを決めました。