BYODを導入・運用する際に企業が定めておきたいルールとセキュリティ対策

初回公開日：2020年8月31日

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１：BYODとは？

BYOD（Bring Your Own Device）とは、従業員が個人で所有するパソコンやスマートフォンなどの端末を、業務に利用することです。

BYODでは、会社が端末を一律に用意するのではなく、従業員が普段から使用している私物端末を業務に利用します。BYODを導入する際は、利用する端末や業務の範囲などを会社としてあらかじめ決めておくことが重要です。

また、私物端末を業務に利用することで、端末の紛失や情報漏えいなどのセキュリティリスクにも注意する必要があります。安全にBYODを運用するためにも、利用方法や情報の取り扱いについて、企業としてルールを定めておきましょう。

２：BYODを導入する前に検討したいこと

BYODを導入する際は、いきなり利用ルールを作るのではなく、まずBYODの対象者や利用する端末、業務での利用範囲などを整理しておくことが大切です。

BYODの対象者を決める

BYODを利用できる従業員の範囲を決めます。

例えば、全従業員を対象とするのか、特定の部署や職種に限定するのかなど、業務内容や取り扱う情報に応じて検討します。

利用する端末やOSを決める

BYODで利用できる端末の種類やOSを決めます。

パソコンやスマートフォン、タブレットなど、利用を認める端末を明確にするとともに、OSのバージョンなどにも条件を設けます。端末やOSを限定することで、企業が確認・管理すべき対象を整理しやすくなります。

業務で利用できる範囲を決める

私物端末を使って、どの業務やサービスを利用できるのかを明確にします。

メールやチャットなどの業務連絡に限るのか、社内システムへのアクセスまで認めるのかなど、業務内容に応じて利用範囲を決めます。

会社が管理する範囲を決める

BYODでは、従業員の私物を業務に利用するため、会社がどこまで端末や情報を管理するのかをあらかじめ明確にしておく必要があります。

例えば、業務に利用するアプリやデータを管理するのか、端末の状態まで確認するのかなど、会社と従業員それぞれの役割を整理します。

３：BYODの利用ルールとして定めておきたいこと

BYODを導入する際は、利用する端末や業務の範囲だけでなく、実際の利用方法についてもルールを定めておく必要があります。
端末の利用方法や認証、業務データの取り扱い、紛失・盗難時の対応など、BYODを利用する従業員が守るべきルールを具体的に決めておきましょう。

端末の利用方法を定める

BYODで利用する端末について、業務で利用するときの基本的なルールを定めます。
家族など本人以外が業務用端末を利用しないことや、業務中に他の人へ端末を貸し出さないことなど、端末の利用方法を明確にします。

認証やパスワードのルールを定める

業務で利用する端末やサービスについて、パスワードや認証に関するルールを定めます。

例えば、推測されにくいパスワードを設定する、複数のサービスで同じパスワードを使い回さないなど、認証情報の取り扱いを明確にします。

OSやソフトウェアの更新ルールを定める

BYODで利用する端末について、OSやソフトウェアを最新の状態に保つためのルールを決めます。

例えば、OSやソフトウェアのアップデートを適用する期限を決めたり、セキュリティ上の問題が確認された場合の対応方法を定めたりします。

業務データの取り扱いを定める

私物端末で扱う業務データの保存や共有、持ち出しなどに関するルールを定めます。

例えば、業務データを端末内に保存してよいか、個人向けのクラウドサービスへ保存してよいかなど、情報の取り扱い方法を決めます。

端末の紛失・盗難時の対応を定める

BYODで利用している端末を紛失・盗難した場合に備えて、報告先や対応方法をあらかじめ決めておきます。

例えば、紛失や盗難に気付いた場合の連絡先や報告期限、必要な初動対応などをルールとして定めます。

BYODを終了するときの対応を定める

従業員が退職する場合や、BYODの利用を終了する場合に、業務で利用していたデータやアカウントをどのように扱うのかを定めます。

例えば、端末に保存された業務データを削除する、業務で利用していたアカウントの利用を停止するなど、BYOD終了時の対応を明確にします。

４：BYODを安全に運用するためのセキュリティ対策

BYODは、利用ルールを定めるだけでなく、ルールに沿って運用できているかを確認することも重要です。安全にBYODを利用するために、次のような取り組みを行います。

従業員にルールを周知する

BYODの利用ルールを定めたら、対象となる従業員に内容を周知します。

ルールを文書で示すだけでなく、業務で端末を利用する際の注意点や、ルールに違反した場合の対応なども伝え、従業員が内容を理解できるようにします。

端末のセキュリティ状態を確認する

BYODで利用する端末について、OSやソフトウェアが適切に更新されているかなど、必要なセキュリティ対策が行われているかを確認します。

「２：BYODを導入する前に検討したいこと」で決めた管理範囲に沿って、端末のセキュリティ状態を確認します。

業務で利用するサービスを適切に管理する

BYODで利用するメールやクラウドサービスなどについて、会社が利用を認めるサービスを明確にし、適切に管理します。

業務で利用するサービスを決めておくことで、従業員が個人向けサービスなどを独自に利用することを防ぎ、会社として管理できる範囲を明確にします。

ルールや運用方法を定期的に見直す

BYODの利用状況や業務環境の変化に応じて、定めたルールや運用方法を定期的に見直します。

利用する端末やサービス、業務内容などが変わった場合は、現在のルールで対応できるかを確認し、必要に応じて内容を更新します。

また、BYODを安全に運用するためには、利用ルールの整備に加えて、端末の紛失・盗難やOS・ソフトウェアの脆弱性などのセキュリティリスクへの対策も必要です。BYODで想定されるリスクや具体的な対策については、こちらの記事で詳しく解説しています。
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